Politique de confidentialité

Version du 12 octobre 2026.

Cette notice explique quelles données à caractère personnel je traite lorsque tu visites le site Caring Words, envoies une demande, passes un court test de langue, t’inscris sur une liste d’attente pour un petit groupe, donnes ton avis ou réserves un rendez-vous. Le Learning Space à l’adresse learning.cwcaringwords.com est une application distincte qui dispose de ses propres informations sur la protection des données. La présente notice ne remplace pas les informations spécifiques destinées à la clientèle et aux personnes participant aux cours.

1. Qui est responsable du traitement ?

Chantal-Isabell Wywiol · Caring Words
Liegnitzer Str. 19
60598 Francfort-sur-le-Main · Allemagne
E-mail : hello@cwcaringwords.com
Téléphone : +49 69 24752752

Pour toute question concernant la protection des données ou l’exercice de tes droits, tu peux me contacter directement. Selon les informations actuellement documentées concernant l’entreprise, aucune personne distincte n’a été désignée comme déléguée à la protection des données.

2. Site Internet et Google Workspace

Mon site est réalisé avec Google Sites. J’utilise Google Workspace Business Starter pour les e-mails professionnels, les documents, les demandes et les rendez-vous. Les documents contractuels et de facturation désignent Google Cloud EMEA Limited, en Irlande, comme fournisseur.

Lors de ta visite, les données techniquement nécessaires à la transmission, à l’affichage et à la sécurité du site sont traitées. Elles peuvent notamment comprendre ton adresse IP, l’heure de consultation et l’URL appelée, les informations techniques relatives au navigateur ou à l’appareil, ainsi que des données de connexion, d’erreur et de sécurité. Ce traitement vise à assurer le fonctionnement fiable et sécurisé du site. Pour la mise à disposition du site dont je suis à l’initiative, la base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD ; mon intérêt légitime consiste à présenter mes prestations de manière fiable et sûre. L’accès aux informations enregistrées sur ton appareil est traité séparément à la section 5.

Google distingue les données clients, par exemple les réponses transmises par formulaire, des données de service issues de l’administration et de l’utilisation des services Google. Pour certaines données de service, Google intervient sous sa propre responsabilité ; la Google Cloud Privacy Notice et les conditions Google applicables régissent alors le traitement. Le traitement des données clients pour mon compte est encadré par les dispositions contractuelles applicables en matière de protection des données.

3. Prise de contact, demandes, avis et rendez-vous

3.1 E-mail et téléphone

Si tu me contactes par e-mail ou par téléphone, je traite les coordonnées communiquées, ton message et les données de communication nécessaires au traitement de ta demande. Lorsque tu prends des mesures précontractuelles ou exécutes un contrat en ton nom, la base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. Pour une question professionnelle générale ou le contact d’une personne représentant une entreprise, l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD s’applique ; mon intérêt légitime est de répondre correctement à la demande. L’article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD peut également s’appliquer en présence d’obligations légales de documentation.

3.2 Google Forms — formulaire de demande sans engagement

Un formulaire Google Forms est accessible depuis la page Contact et s’ouvre sur une page Google distincte. À ce stade, le nom et l’adresse e-mail de contact sont obligatoires ; le numéro de téléphone est facultatif. Le formulaire demande d’abord la nature de la prestation recherchée, puis affiche des champs adaptés. Selon la demande, il peut s’agir de la langue et de l’objectif d’apprentissage, du type d’accompagnement, du format de formation, des dates ou horaires souhaités, du niveau linguistique, de l’établissement ou de la classe, du rôle de la personne à l’origine de la demande, du nom de l’entreprise et de la prestation recherchée, du type de texte et de sa langue, du volume, de l’usage prévu ainsi que des informations librement communiquées dans un message. Certains champs complémentaires sont facultatifs. Le formulaire ne propose pas de dépôt de fichiers.

J’utilise ces informations pour classer ta demande, répondre à tes questions et, si nécessaire, préparer une proposition personnalisée. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD si tu envisages personnellement de conclure un contrat ; dans les autres cas, l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD s’applique au traitement d’une demande générale ou relative à une entreprise. Pour une demande concernant un mineur, seules les informations nécessaires sur l’autorité parentale ou l’accompagnement pédagogique sont traitées, compte tenu de la protection particulière des enfants. Sans les coordonnées et informations essentielles, je pourrais ne pas être en mesure de répondre. Tu peux aussi utiliser l’e-mail ou le téléphone.

Selon les paramètres documentés du formulaire, les réponses ne sont accessibles qu’à la titulaire de Caring Words dans le compte professionnel Google Forms. Aucun récapitulatif public des réponses ni tableur de réponses associé n’a été mis en place. La collecte automatique de l’adresse e-mail du compte Google est désactivée ; l’adresse e-mail que tu fournis volontairement dans le champ de contact est toutefois traitée. Le formulaire ne crée ni contrat contraignant, ni paiement, ni inscription à une newsletter. La case facultative « J’ai pris connaissance des informations de confidentialité » ne constitue pas un consentement à recevoir de la publicité.

3.3 Google Forms — avis, demandes et réclamations

Tu peux utiliser le formulaire Google Forms distinct pour transmettre un avis, une suggestion d’amélioration, une question d’organisation ou une réclamation. Je traite la catégorie choisie, le texte du message et l’indication précisant si tu souhaites une réponse personnelle. Sans souhait de réponse, aucune coordonnée n’est exigée. Si tu demandes une réponse, une adresse e-mail de contact est nécessaire ; ton nom reste facultatif. Selon les réglages documentés, la collecte automatique de l’adresse e-mail de ton compte Google est désactivée.

J’examine personnellement les retours, je clarifie les situations signalées et j’améliore, le cas échéant, mes prestations. Pour les avis généraux et l’amélioration de la qualité, je me fonde sur l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Lorsqu’une prestation contractuelle précise est concernée, l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD s’applique ; pour les obligations légales de protection des données ou de documentation, le point c) peut aussi être pertinent. Les messages ne sont pas transformés automatiquement en avis publics, et leur envoi ne déclenche aucune publicité. Évite de transmettre des données de santé, des diagnostics ou des informations confidentielles inutiles concernant des tiers. Le cas échéant, ces informations seront examinées séparément et limitées au strict nécessaire.

Selon les paramètres documentés les plus récents, seule la titulaire accède aux réponses. Aucun tableur de réponses n’est relié ; le récapitulatif public, les copies de réponses et la modification automatique après envoi sont désactivés. Un éventuel transfert vers un dossier de qualité protégé est limité au traitement effectif du sujet. Les détails sensibles d’une réclamation ne figurent pas dans le tableau de bord général de l’entreprise.

3.4 Entretien découverte gratuit de 15 minutes via Google Calendar

Lorsque tu utilises la page de réservation Google Calendar pour un entretien découverte gratuit de 15 minutes, je traite ton prénom, ton nom, ton adresse e-mail, le créneau choisi, y compris le fuseau horaire, ainsi que toute autre information fournie volontairement. Ces données servent exclusivement à organiser le rendez-vous, à éviter les doubles réservations, à confirmer le créneau et à gérer les modifications ultérieures. Réserver un rendez-vous ne signifie ni commander une prestation payante ni s’inscrire à une newsletter.

Lorsque tu utilises Google Calendar, le rendez-vous est inscrit dans mon calendrier professionnel. Selon les paramètres effectifs, Google crée un lien Google Meet, transmet une confirmation de réservation et, le cas échéant, des notifications de rendez-vous. Les annulations et reports sont traités dans le calendrier et les messages associés. Si tu utilises Google Meet, des données relatives à ta participation, à l’audio, à la vidéo et à la connexion technique peuvent aussi être traitées. Je ne prévois pas d’enregistrer l’entretien découverte ; un tel enregistrement exigerait une évaluation et une information spécifiques.

Le traitement des données nécessaires au rendez-vous précontractuel que tu demandes repose en principe sur l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. Si d’autres traitements sont nécessaires à la gestion sécurisée des rendez-vous, à la prévention des abus ou à la communication technique, l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD s’applique. Les inscriptions au calendrier et les informations échangées pendant les entretiens ne sont pas rendues publiques auprès de tiers non concernés.

Tu peux également envoyer une demande de rendez-vous personnelle par e-mail ou via le formulaire de demande. Une telle demande ne réserve pas encore de créneau ; son traitement relève de la section 3.1 ou 3.2.

3.5 Tests linguistiques facultatifs et préinscription à un petit groupe

Les courts tests de langue pour l’allemand, l’anglais et le français comportent des questions écrites à choix multiple. Ils servent uniquement à une première orientation : ce ne sont ni des examens officiels ni des évaluations certifiées du niveau du CECR. Les formulaires ne demandent ni nom ni adresse e-mail. Les réponses et les résultats sont traités dans Google Forms, sans être attribués à un dossier client. Google peut également traiter des données techniques d’accès et de sécurité. La participation est facultative ; tu peux aussi demander une évaluation personnelle. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD lorsque l’orientation demandée sert à préparer un contrat éventuel et, dans les autres cas, l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.

Pour une préinscription sans engagement à un petit groupe, je traite ton adresse e-mail de contact, la langue souhaitée, ton niveau linguistique estimé, le format préféré et les jours ou créneaux horaires possibles. Ton nom, ton objectif ou domaine prioritaire et un éventuel message sont facultatifs. Ces informations me permettent de rechercher un groupe adapté et, le cas échéant, de t’envoyer une proposition concrète. La préinscription n’est pas une réservation, ne garantit aucune place et ne déclenche ni paiement ni inscription à une newsletter. Le traitement repose sur l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD pour la démarche précontractuelle que tu demandes. Sans les informations nécessaires concernant tes coordonnées, la langue et les horaires, il n’est pas possible de rechercher un groupe adapté. Tu peux aussi te préinscrire par e-mail.

4. Brouillons de réponses dans Google Forms et accès

Google peut enregistrer temporairement les saisies des personnes connectées à un compte Google sous forme de brouillon dans Google Forms, si cette fonction est activée pour le formulaire. Google indique généralement une durée de conservation pouvant atteindre 30 jours. Selon l’état vérifié du 11 octobre 2026, l’enregistrement automatique des brouillons est désactivé pour les formulaires de demande et de feedback de Caring Words. Un brouillon non envoyé est distinct d’une réponse effectivement reçue par moi.

Google Forms peut également traiter les données d’identification, de sécurité, d’accès ou de session techniquement nécessaires au service. Cela ne dépend pas du fait que je lise personnellement les réponses. Les paramètres réellement activés ainsi que les informations fournies par Google sont déterminants.

5. Cookies et technologies similaires

Selon les derniers paramètres documentés, aucun identifiant Google Analytics n’est associé au site Google Sites que j’administre. Je ne prévois ni suivi marketing qui me soit propre ni intégration inutile de contenus YouTube, Maps ou des réseaux sociaux. Les services effectivement utilisés — Google Sites, Google Forms, éventuellement Google Calendar/Meet et l’application distincte Learning Space — peuvent utiliser des cookies, identifiants de session et technologies comparables de stockage et d’accès.

En vertu de l’article 25 de la loi allemande TDDDG, le stockage d’informations sur ton appareil ou l’accès à ces informations nécessite en principe un consentement préalable éclairé. Une exception est notamment envisageable si l’accès est strictement nécessaire pour fournir un service que tu as expressément demandé. Lorsque des données personnelles sont traitées, une base juridique au titre du RGPD est également nécessaire. Les technologies non indispensables ne peuvent pas être utilisées avant qu’un consentement valable ait été obtenu. Le Learning Space utilise ses propres technologies de session et de cache, expliquées séparément sur sa plateforme.

6. Destinataires et éventuels transferts vers des pays tiers

Pour proposer le site Google Sites, traiter les réponses Google Forms, gérer les e-mails professionnels et, le cas échéant, organiser des rendez-vous Google Calendar/Meet, j’utilise les services Google concernés, ainsi que leurs sociétés liées et sous-traitants ultérieurs contractuellement prévus. Google en publie des listes actualisées. Dans le cas d’un contact téléphonique, les opérateurs de télécommunications concernés reçoivent les données de connexion nécessaires.

Les services Google peuvent donner lieu à des transferts ou à des accès depuis des pays situés hors de l’Espace économique européen. Google indique des garanties telles que les décisions d’adéquation et, selon les cas, les clauses contractuelles types prévues à l’article 46 du RGPD. L’applicabilité du cadre de protection des données UE–États-Unis dépend notamment du destinataire effectivement concerné et de la validité de sa certification. Aucun stockage exclusivement au sein de l’Union européenne n’est garanti.

Tu trouveras davantage d’informations dans la Google Cloud Privacy Notice, les conditions relatives à la protection des données de Google Workspace et la liste actuelle des sous-traitants ultérieurs. Tu peux me contacter à hello@cwcaringwords.com pour des précisions sur les garanties applicables et sur la possibilité d’en obtenir une copie.

7. Combien de temps les données sont-elles conservées ?

Je conserve les données uniquement tant qu’elles sont nécessaires aux finalités décrites ou qu’un autre motif juridique justifie leur conservation. Pour une demande close sans contrat, je vérifie en principe la nécessité de supprimer les données au plus tard six mois après sa clôture. Il s’agit d’une échéance de réexamen et non d’une obligation générale de conservation. Après un éventuel transfert nécessaire de données Google Forms, je vérifie en principe dans les 90 jours s’il convient de supprimer la réponse d’origine. Il s’agit là encore d’un réexamen interne, sans suppression automatique.

Pour les avis et les réclamations, je vérifie après clôture quelles données restent nécessaires pour mettre en œuvre des mesures, en garder la preuve ou défendre d’éventuels droits. Les données de rendez-vous et de réunions sont réexaminées après leur tenue ou leur annulation, en fonction des besoins organisationnels restants. Le contenu du calendrier fait généralement l’objet d’une revue annuelle selon le concept de suppression actuel. Les documents relatifs aux contrats, à la correspondance commerciale ou à la fiscalité peuvent être soumis à des obligations légales de conservation, généralement de six, huit ou dix ans selon leur nature. La simple visite d’un site ou une demande générale ne justifie pas une conservation généralisée pendant ces durées.

Le cas échéant, les suppressions et limitations tiennent compte de Gmail, Forms, Calendar, Drive, des justificatifs protégés et des copies techniques. Supprimer une réponse de formulaire ne supprime pas automatiquement une copie exportée séparément. Les fournisseurs qui traitent des données de service sous leur propre responsabilité appliquent leurs propres règles de conservation.

8. Caring Words Learning Space

L’espace d’apprentissage personnel est une application distincte accessible à https://learning.cwcaringwords.com. Avant la connexion, ses informations actuelles sur la protection des données sont disponibles à l’adresse https://learning.cwcaringwords.com/privacy?lang=fr. Elles décrivent les traitements actifs de la plateforme, notamment l’accès, les sessions, les informations de cours, les rendez-vous, les devoirs, les ressources autorisées et les fonctionnalités personnelles d’apprentissage. Ces informations distinctes s’appliquent en complément aux traitements effectués dans le Learning Space ; la déclaration de confidentialité du site web ne les remplace pas.

Le Learning Space est utilisé en production pour des cours autorisés destinés à des personnes adultes. Ton code d’accès personnel ouvre uniquement l’espace d’apprentissage auquel tu es autorisé à accéder. Les informations de confidentialité en vigueur pour le Learning Space décrivent les fonctions autorisées et les traitements de données correspondants.

9. Tes droits et la possibilité de déposer une réclamation

Dans les conditions prévues par la loi, tu disposes d’un droit d’accès et de copie (article 15 du RGPD), de rectification (article 16), d’effacement (article 17), de limitation du traitement (article 18) et de portabilité des données (article 20). Lorsqu’un traitement repose sur ton consentement, tu peux retirer celui-ci à tout moment pour l’avenir, sans remettre en cause la licéité du traitement réalisé auparavant.

Lorsque je fonde un traitement sur l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD, tu peux t’y opposer pour des raisons tenant à ta situation particulière (article 21). En cas d’opposition justifiée, je cesse en principe le traitement, sauf s’il existe des motifs légitimes et impérieux prévalant ou si le traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice. Pour exercer tes droits, écris à hello@cwcaringwords.com.

Tu peux déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, notamment auprès du Commissaire à la protection des données et à la liberté de l’information du Land de Hesse : https://datenschutz.hessen.de/service/beschwerde-uebermitteln. Dans le cadre des traitements décrits pour le site et les contacts, je ne prends aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris un profilage, produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires.